HIVA

Association suisse HIVA – Handicaps invisibles

Protection des données personnelles selon la LPD suisse
avec références complémentaires au RGPD lorsqu’il est applicable

Entrée en vigueur : 07.08.2026

 

 

Sommaire

·    1. Responsable du traitement et contact

·    2. Champ d’application et cadre juridique

·    3. Principes de traitement

·    4. Données traitées, finalités et fondements

·    5. Membres, cotisations, dons et paiements

·    6. Communications, événements et bénévolat

·    7. Photos, vidéos et groupe mensuel

·    8. Partenaires, orientations et institutions

·    9. Site internet, prestataires et services tiers

·    10. Sécurité, conservation et destinataires

·    11. Transferts internationaux

·    12. Droits des personnes concernées

·    13. Mineurs, réclamations et mises à jour

·    Annexe – repères de conservation et références

1. Responsable du traitement et contact

Le responsable du traitement des données personnelles décrit dans la présente déclaration est :

Responsable	Association HIVA – Handicaps invisibles
Adresse	Canton de Vaud, Suisse
Courriel général	contact@handicaps-invisibles.ch
Contact protection des données	contact@handicaps-invisibles.ch
Site internet	www.handicaps-invisibles.ch

Toute question, demande d’exercice d’un droit ou signalement concernant la protection des données peut être adressé au contact ci-dessus. HIVA peut demander des informations raisonnables permettant de vérifier l’identité du demandeur et d’éviter une divulgation à une personne non autorisée.

2. Champ d’application et cadre juridique

La présente déclaration s’applique aux traitements de données personnelles réalisés par HIVA dans le cadre de son site internet, de la gestion associative, des relations avec les membres, donateurs, bénévoles, participants, partenaires et personnes sollicitant une orientation ou des informations.

Elle est fondée en premier lieu sur la loi fédérale suisse sur la protection des données du 25 septembre 2020 (LPD ; RS 235.1) et son ordonnance. Le Règlement général de l’Union européenne sur la protection des données (RGPD) est pris en compte à titre complémentaire lorsqu’il est matériellement applicable, notamment en raison de l’offre de services à des personnes se trouvant dans l’Espace économique européen ou du suivi de leur comportement au sens de l’article 3 RGPD.

En cas de divergence, les dispositions impératives applicables à la situation concernée prévalent. Les termes « données personnelles », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant » et « personne concernée » ont le sens prévu par la législation applicable.

3. Principes de traitement

HIVA traite les données personnelles de manière loyale, transparente et proportionnée. Elle applique notamment les principes suivants :

·    finalités déterminées et compréhensibles ;

·    collecte limitée aux données nécessaires ;

·    exactitude et mise à jour raisonnable ;

·    durée de conservation limitée ;

·    sécurité adaptée aux risques ;

·    accès limité aux personnes qui en ont besoin ;

·    protection des données dès la conception et par défaut ;

·    absence de vente de données personnelles ;

·    prise en compte renforcée des données sensibles, en particulier lorsque des informations relatives à la santé ou au handicap sont volontairement communiquées.

4. Données traitées, finalités et fondements

4.1 Catégories de données

·    Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse, courriel, téléphone, date de naissance si nécessaire.

·    Données associatives : statut de membre, catégorie d’adhésion, fonctions, préférences, historique des échanges et participations.

·    Données financières : montant et statut des cotisations ou dons, références de transaction, informations de facturation. HIVA n’a normalement pas accès au numéro complet de carte bancaire lorsque le paiement est traité par un prestataire spécialisé.

·    Données liées aux activités : inscriptions, besoins d’accessibilité, régimes alimentaires, disponibilité bénévole, présence et contributions.

·    Contenus : messages, pièces jointes, témoignages, photos, vidéos ou enregistrements, selon le contexte et les autorisations.

·    Données techniques : adresse IP, journaux, navigateur, appareil, cookies, date et heure d’accès, pages consultées.

·    Données sensibles : informations relatives à la santé, au handicap ou à des besoins particuliers, uniquement lorsqu’elles sont nécessaires ou volontairement communiquées.

4.2 Finalités

·    administrer l’association et ses membres ;

·    traiter les adhésions, cotisations, dons et paiements ;

·    répondre aux demandes et fournir une orientation appropriée ;

·    organiser les événements, conférences, interventions et activités réservées aux membres ;

·    coordonner les bénévoles et partenaires ;

·    envoyer les communications administratives et, avec la base appropriée, la newsletter ;

·    documenter et promouvoir les activités de HIVA dans le respect du droit à l’image ;

·    sécuriser, exploiter et améliorer le site et les services ;

·    respecter les obligations légales, comptables, fiscales et de gouvernance ;

·    constater, exercer ou défendre des droits.

4.3 Fondements du traitement

Sous la LPD, HIVA respecte les principes de licéité et de proportionnalité et s’appuie, lorsqu’une justification est requise, sur le consentement, un intérêt privé ou public prépondérant ou la loi. Lorsque le RGPD est applicable, les traitements reposent selon le cas sur :

·    l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (adhésion, inscription, participation) ;

·    le respect d’une obligation légale ;

·    le consentement, notamment pour certaines newsletters, images ou données sensibles ;

·    les intérêts légitimes de HIVA, tels que la gestion associative, la sécurité, la communication institutionnelle et la défense de droits, après mise en balance avec les droits des personnes ;

·    exceptionnellement, la sauvegarde d’intérêts vitaux ou une mission d’intérêt public lorsque les conditions légales sont réunies.

Le consentement peut être retiré à tout moment pour l’avenir, sans affecter la licéité des traitements antérieurs. HIVA ne prend pas, sur la seule base d’un traitement automatisé, de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne.

5. Membres, cotisations, dons et paiements

5.1 Gestion des membres et adhésion en ligne

Lors d’une demande d’adhésion, HIVA traite les informations nécessaires pour examiner la demande, tenir le registre des membres, communiquer, gérer les droits statutaires, adresser les convocations et fournir les prestations réservées aux membres. Certaines informations peuvent être obligatoires ; leur absence peut empêcher l’adhésion ou la fourniture du service demandé.

L’accès aux données des membres est limité aux membres du comité, collaborateurs ou bénévoles autorisés selon leurs fonctions. Une liste de membres n’est pas rendue publique ni communiquée à des tiers sans base appropriée.

5.2 Cotisations

HIVA traite les données nécessaires à l’appel, à l’encaissement, au rapprochement et au suivi des cotisations, y compris les rappels. Les références de paiement et pièces comptables sont conservées conformément aux obligations légales applicables.

5.3 Dons

Pour traiter un don, remercier le donateur, établir un justificatif si nécessaire et respecter les obligations comptables, HIVA peut traiter l’identité, les coordonnées, le montant, la date, l’affectation éventuelle et la référence de transaction. Une publication du nom du donateur n’intervient qu’avec son accord ou sur une autre base juridique valable.

5.4 Paiements en ligne

Les paiements en ligne peuvent être exécutés par un prestataire bancaire ou de paiement distinct. Ce prestataire traite les données de paiement sous sa propre responsabilité ou comme sous-traitant, selon le service retenu. HIVA reçoit généralement une confirmation, un statut et une référence de transaction, mais pas les données complètes de la carte. Avant l’activation, HIVA indiquera ici le ou les prestataires effectivement utilisés : [nom(s), lien(s) vers la politique de confidentialité, pays de traitement].

6. Communications, événements et bénévolat

6.1 Formulaire de contact et correspondance

Les données envoyées au moyen d’un formulaire, par courriel, téléphone ou courrier sont utilisées pour répondre à la demande, assurer le suivi et documenter l’échange. Il est recommandé de ne transmettre des informations sensibles que si elles sont nécessaires et par un canal approprié.

6.2 Newsletter

HIVA peut envoyer une newsletter sur ses actions, événements et actualités. Lorsque le consentement est requis, l’inscription est volontaire et peut être confirmée par un mécanisme de double validation. Chaque envoi comporte un moyen simple de se désabonner. Les communications strictement administratives liées à l’adhésion ou à une inscription ne sont pas des communications promotionnelles et peuvent continuer malgré un désabonnement à la newsletter.

Le prestataire peut enregistrer la remise, les rebonds, les ouvertures ou les clics si cette fonction est activée. HIVA configure ces statistiques de manière respectueuse de la vie privée et informe les destinataires lorsque la loi l’exige. Prestataire à confirmer : [ClubDesk / Infomaniak Newsletter / autre].

6.3 Événements, conférences et inscriptions

Pour organiser un événement ou une conférence, HIVA traite les coordonnées, le choix de l’activité, la présence, les besoins pratiques et d’accessibilité, les préférences alimentaires et, le cas échéant, les informations de facturation. Les données nécessaires peuvent être transmises aux lieux, intervenants ou fournisseurs logistiques dans la mesure indispensable à l’organisation et sous réserve de garanties appropriées.

6.4 Bénévoles

HIVA traite les données des bénévoles afin de gérer les candidatures, compétences, disponibilités, affectations, formations, assurances, remboursements et attestations. Des vérifications complémentaires ne sont réalisées que lorsqu’elles sont nécessaires à la mission et autorisées par le droit applicable.

7. Photos, vidéos et groupe mensuel

7.1 Photographies, vidéos et témoignages

Des photographies ou vidéos peuvent être réalisées lors d’activités de HIVA pour documenter et présenter la vie associative. HIVA informe les participants de manière appropriée, distingue les vues d’ensemble des portraits ciblés et recueille une autorisation lorsque le contexte, la loi ou les attentes raisonnables l’exigent. Une attention particulière est portée aux mineurs et aux situations susceptibles de révéler un handicap ou une information de santé.

Toute personne peut signaler avant ou pendant l’événement qu’elle ne souhaite pas être photographiée ou filmée. Elle peut également demander ultérieurement le retrait raisonnable d’un contenu la représentant, sous réserve des obligations légales, de la liberté d’information et des possibilités techniques. L’autorisation de publier sur le site n’emporte pas automatiquement autorisation pour tous les autres canaux.

7.2 Groupe d’échange mensuel réservé aux membres

Le groupe d’échange peut conduire les participants à partager volontairement des expériences personnelles ou des données sensibles. HIVA applique un principe de confidentialité, limite l’accès aux membres et animateurs concernés et ne réutilise pas les propos à d’autres fins sans accord. Les participants sont invités à respecter la confidentialité d’autrui ; HIVA ne peut toutefois garantir le comportement individuel de chaque participant.

HIVA ne fournit aucun diagnostic ni avis médical et ne remplace en aucun cas une consultation auprès d’un médecin ou d’un autre professionnel de santé qualifié. Les échanges au sein du groupe reposent sur le partage d’expériences personnelles et ne doivent pas être considérés comme des recommandations médicales. En cas d’urgence, les participants doivent contacter immédiatement les services d’urgence compétents.

8. Partenaires, orientations et institutions

8.1 Orientation vers des associations partenaires

Lorsqu’une personne demande conseil ou souhaite être orientée, HIVA peut lui communiquer le nom et les coordonnées publiques d’une association, d’un organisme ou d’un service susceptible de répondre à ses besoins. Il appartient ensuite exclusivement à la personne concernée de décider si elle souhaite prendre contact avec cet organisme. HIVA ne transmet au partenaire aucune coordonnée, demande, information personnelle ou donnée relative à la santé ou au handicap de la personne. L’intervention de HIVA s’arrête à cette orientation.

8.2 Partenariats, écoles, entreprises et institutions

Dans le cadre de partenariats, conférences ou interventions, HIVA traite les coordonnées professionnelles des interlocuteurs, les échanges, conventions, inscriptions et éléments logistiques. Les listes de participants ou données individuelles ne sont partagées que si cela est nécessaire, annoncé et juridiquement fondé. Les comptes rendus et statistiques sont autant que possible agrégés ou anonymisés.

9. Site internet, prestataires et services tiers

9.1 ClubDesk

HIVA utilise ou prévoit d’utiliser ClubDesk pour la gestion associative et/ou le site internet. ClubDesk est un service de reeweb ag, Bâle, Suisse. Selon les informations publiques de ClubDesk, les données du logiciel sont traitées et enregistrées sur des serveurs en Suisse. ClubDesk peut traiter des données de membres, utilisateurs, communications, inscriptions, fichiers et journaux techniques pour le compte de HIVA, selon la configuration retenue.

Les droits d’accès ClubDesk sont attribués selon les rôles. HIVA veille à supprimer ou adapter rapidement les accès devenus inutiles. Les fonctions effectivement activées et les conditions contractuelles doivent être vérifiées régulièrement.

9.2 Infomaniak

HIVA peut utiliser des services d’Infomaniak Network SA, Suisse, notamment pour le nom de domaine, l’hébergement, la messagerie, le stockage, la newsletter ou d’autres services. Infomaniak indique stocker les données confiées dans des centres de données situés en Suisse pour ses services d’hébergement. La répartition des responsabilités dépend du service : HIVA demeure responsable de ses contenus et configurations, tandis qu’Infomaniak protège son infrastructure et traite certaines données pour fournir ses services.

9.3 Hébergement et journaux

À chaque accès au site, le serveur peut enregistrer des journaux techniques, notamment l’adresse IP, la date et l’heure, la ressource demandée, le code de réponse, le navigateur, le système et la page de provenance. Ces journaux servent à assurer le fonctionnement, la sécurité, la détection d’abus et le diagnostic. Ils ne sont pas utilisés pour identifier les visiteurs à d’autres fins sans motif valable.

9.4 Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser des cookies ou stockages locaux nécessaires à la navigation, à la sécurité, aux préférences, aux formulaires ou à la session. Les cookies non indispensables, notamment de mesure d’audience ou de contenu tiers, ne sont activés qu’après le choix de l’utilisateur lorsque la loi l’exige.

·    Cookies nécessaires : indispensables au fonctionnement et à la sécurité ;

·    Cookies de préférence : mémorisent certains choix ;

·    Mesure d’audience : évalue l’utilisation du site, idéalement avec données minimisées ou anonymisées ;

·    Contenus tiers : cartes, calendriers, vidéos ou réseaux sociaux susceptibles de communiquer des données au fournisseur.

Les utilisateurs peuvent supprimer ou bloquer les cookies dans les paramètres de leur navigateur. La désactivation de certains cookies nécessaires peut toutefois limiter certaines fonctionnalités du site.

9.5 Cartes, calendriers et contenus intégrés

Si Google Maps, un calendrier externe, une vidéo ou un autre contenu intégré est activé, le fournisseur peut recevoir l’adresse IP, des informations sur l’appareil et l’interaction, et déposer des cookies. HIVA privilégie, lorsque possible, un affichage bloqué jusqu’au consentement ou un simple lien externe. Services à confirmer avant publication : [Google Maps / calendrier / vidéo / aucun].

9.6 Réseaux sociaux

HIVA peut être présente sur des réseaux sociaux. Lorsque l’utilisateur visite ces plateformes ou active un module intégré, l’exploitant du réseau traite les données selon sa propre politique, potentiellement à l’étranger et à des fins de profilage. Un simple lien vers un réseau social ne transmet normalement des données qu’au moment où il est suivi. HIVA traite les messages et interactions reçus pour communiquer et modérer ses espaces.

10. Sécurité, conservation et destinataires

10.1 Mesures de sécurité

HIVA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et aux risques, par exemple : contrôle des accès, mots de passe robustes et authentification renforcée lorsqu’elle est disponible, sauvegardes, mises à jour, chiffrement des transmissions, gestion des habilitations, confidentialité des intervenants, sélection des prestataires et procédures de réponse aux incidents.

Aucune transmission ou conservation n’est totalement exempte de risque. En cas de violation de la sécurité susceptible d’entraîner un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux, HIVA procède aux annonces et informations requises, notamment auprès du PFPDT, dans les meilleurs délais selon l’article 24 LPD.

10.2 Durée de conservation

Les données sont conservées aussi longtemps que nécessaire aux finalités annoncées, puis supprimées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales, des délais de prescription, des sauvegardes et de la défense de droits. Les critères incluent la durée de la relation, la nature des données, les obligations comptables et la nécessité de documenter un consentement ou une transaction.

10.3 Destinataires et divulgations

Les données peuvent être accessibles aux personnes autorisées au sein de HIVA et à des prestataires agissant selon les besoins du service : ClubDesk, Infomaniak, prestataire de paiement, comptabilité, billetterie, newsletter, support informatique, organisateurs ou lieux. Elles peuvent aussi être communiquées lorsqu’une loi, une décision d’autorité, la sécurité ou la défense de droits l’exige.

HIVA ne vend pas les données personnelles. Les prestataires reçoivent uniquement les informations nécessaires et sont sélectionnés avec une attention appropriée à la confidentialité, à la sécurité et aux conditions de sous-traitance.

11. Transferts internationaux

HIVA privilégie les prestataires et lieux de traitement situés en Suisse. Certains services tiers, réseaux sociaux, cartes, calendriers ou systèmes de paiement peuvent néanmoins impliquer un accès ou un traitement dans d’autres pays.

Avant un transfert international, HIVA vérifie l’existence d’un niveau de protection adéquat reconnu par l’autorité compétente ou met en place une garantie appropriée, telle que des clauses contractuelles types, complétées si nécessaire par des mesures additionnelles. Dans des cas limités, un transfert peut reposer sur le consentement explicite, l’exécution d’un contrat, la constatation de droits ou une autre dérogation prévue par la loi. Lorsque requis, HIVA informe de l’État destinataire et des garanties applicables.

12. Droits des personnes concernées

Dans les limites et aux conditions du droit applicable, une personne peut notamment demander :

·    si HIVA traite des données la concernant et l’accès à ces données ;

·    la rectification de données inexactes ou incomplètes ;

·    l’effacement ou la destruction des données ;

·    la limitation ou la cessation d’un traitement ;

·    la remise ou la transmission de certaines données dans un format électronique courant lorsque les conditions de portabilité sont remplies ;

·    le retrait d’un consentement pour l’avenir ;

·    l’opposition à certains traitements, notamment de prospection ;

·    des informations sur une décision individuelle automatisée et, le cas échéant, une intervention humaine.

La demande doit être envoyée au contact indiqué à la section 1. HIVA répond dans les délais légaux et peut refuser, limiter ou différer une demande lorsqu’un motif légal le permet, par exemple pour protéger les droits de tiers, respecter une obligation de conservation ou défendre des prétentions. Sous le RGPD, une réponse est en principe fournie dans un délai d’un mois, prolongeable dans les conditions prévues par ce règlement.

13. Mineurs, réclamations et mises à jour

13.1 Données des mineurs

Lorsque des activités concernent des mineurs, HIVA adapte l’information à leur âge, limite la collecte et obtient l’accord du représentant légal lorsque cela est requis. Les images, témoignages et données sensibles de mineurs font l’objet d’une vigilance renforcée.

13.2 Réclamation

HIVA invite toute personne à la contacter d’abord afin de rechercher une solution. Une personne peut également s’adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Lorsque le RGPD est applicable, elle peut déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente de son lieu de résidence, de travail ou du lieu de la violation alléguée.

13.3 Modifications de la déclaration

HIVA peut modifier cette déclaration afin de refléter une évolution légale, technique ou organisationnelle. La version en vigueur est publiée sur le site avec sa date. En cas de changement important, HIVA fournit une information appropriée et sollicite un nouveau consentement si celui-ci est requis.

Repères de conservation

HIVA conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l’exige, notamment les documents comptables, ou lorsque cela est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits. À l’issue de la durée applicable, les données sont supprimées ou anonymisées.